Din gamla e-postadress kan tillhöra en främling om 12 månader

Ingen använder adressen från 2011 längre. Den finns fortfarande kvar i någon form någonstans, hos en butik du besöker en gång om året, eller som kontaktadress på ett konto du sällan tänker på. Själva e-postkontot har inte öppnats på flera år.

Det finns en tidsgräns hos de tyska leverantörerna GMX och WEB.DE. Punkt 5.3 i villkoren säger samma sak hos båda. Efter 6 månader utan inloggning kan de lagrade meddelandena och filerna raderas utan förvarning. Efter 12 månader kan leverantören frigöra de registrerade e-postadresserna och göra dem tillgängliga för andra användare. Den tyska formuleringen har ingen officiell engelsk version, så detta är en översättning snarare än ett citat.

Adressen försvinner inte. Den byter ägare.

Vad som räknas som inloggning

Ett missförstånd kring denna tidsgräns är svårt att få bort. I forum hävdas det att endast inloggning via en webbläsare nollställer räknaren. Användarvillkoren nämner tre sätt: en webbläsare, en e-postapp och en e-postklient. Den som har sin gamla e-postlåda konfigurerad i Thunderbird eller i en mobilapp, och som fortfarande hämtar e-post därifrån, håller den aktiv.

Det räknas dock endast så länge klienten faktiskt hämtar e-post. Ett konto som konfigurerades för tre telefoner sedan har vanligtvis slutat hämta något, även om det fortfarande visas i någon app.

Det är sex månader mellan de två tidsfristerna, och det tidsintervallet är en chans. GMX anger på sina egna hjälpsidor att det fortfarande går att logga in även efter att innehållet i e-postkontot har raderats. Om du uppmärksammar varningsmeddelandet inom den tidsramen förlorar du de gamla meddelandena men behåller adressen. Om du uppmärksammar det först efter 12 månader kan du förlora båda.

Vad beror på den adressen

Skadan uppstår inte i den tomma e-postlådan. Den uppstår hos de tjänster som fortfarande pekar på den. Nästan varje inloggningssida har en länk märkt ”glömt lösenord”. I de flesta fall leder den till exakt en väg: ett e-postmeddelande som skickas till den registrerade adressen. Den som kontrollerar den adressen kontrollerar kontot.

Google kallar fältet för ”återställnings-e-postadress” och placerar det under ”Säkerhet” i kontot. Microsoft arkiverar samma uppgifter under ”säkerhetsinformation”. Butiker, forum och mindre tjänster har ofta ingen separat återställningsadress alls, så kontaktadressen är vägen tillbaka in.

Apple är undantaget. Om du har glömt lösenordet skickas du först till en betrodd enhet, en iPhone eller en Mac som redan är inloggad och har en enhetskod. E-postadressen är inte den huvudsakliga vägen dit. Samma mekanism gäller en nivå längre ner för ett gammalt mobilnummer. De enheter som fortfarande är inloggade på dina konton visas i enhetslistorna.

Adressen från din tidigare arbetsgivare

Ett annat fall gäller personer som aldrig har haft en gratis e-postadress. Den som har använt en arbetsadress för privata ärenden under en lärlingsperiod eller ett tidigare jobb lämnar tillbaka den när de slutar. IT-avdelningen avgör vad som händer med den därefter.

Microsoft beskriver standardförfarandet i sin egen administratörsdokumentation. När någon lämnar organisationen kan en administratör ”tilldela den tidigare anställdes e-postadress till en annan anställd, eller omvandla den tidigare anställdes postlåda till en delad postlåda”. Båda alternativen är vanliga och rimliga ur företagets synvinkel, eftersom pågående arbete inte får gå förlorat.

Den privata vägen tillbaka är en annan sak. Efterträdaren får nu det e-postmeddelande som en butik skickar för att återställa ett lösenord. Det krävs ingen illvilja för att detta ska ske. Det räcker med att meddelandet hamnar hos dem.

Google och Microsoft rensar också bort privata konton, men gör det långsammare. Båda tillåter två år utan inloggning. Google kan då radera kontot och dess innehåll, och meddelar detta via e-post till själva kontot och till återställningsadressen. En inaktiv adress innebär att varningen inte når fram någonstans. Raderade Gmail-adresser delas åtminstone aldrig ut igen.

Vad du kan göra på 10 minuter

Logga in en gång på varje gammal e-postadress som fortfarande finns kvar. Räknaren börjar om från början, och du får se vilka tjänster som fortfarande skickar meddelanden dit. Ämnesraderna från de senaste månaderna utgör en ganska fullständig lista över dina glömda konton, och det kräver ingen efterforskning.

Byt sedan ut dessa tjänster till en adress som du läser varje dag. Google har det under Säkerhet, Microsoft under säkerhetsinformation och webbutiker brukar ha det i profilen. Om det finns en separat återställningsadress bör den vara hos en annan leverantör än huvudkontot, annars slås båda ut vid ett avbrott.

Då återstår den besvärliga frågan om själva e-postkontot är skyddat. Ett konto som endast fungerar som en återväg in behöver fortfarande ett eget lösenord och tvåfaktorsautentisering, eftersom det ger tillgång till alla de andra. Var säkerhetskoderna för detta ska förvaras, utan att du lämnar ut dem till någon som stjäl information, behandlas i vår artikel om säkerhetskoder.

Om adressen är borta sedan länge och någon annan har den nu, är vägen in via tjänsterna själva. De flesta leverantörer låter dig ändra kontaktadressen så länge du fortfarande kan logga in med lösenordet, och det är det första du bör göra för varje drabbat konto. Om du dessutom saknar lösenordet blir saneringen ett supportärende med osäkert utfall.

Den som inte längre behöver den gamla e-postadressen alls bör först ändra alla tjänster som pekar på den och sedan radera den. Adressen är då lika ledig som den skulle vara efter tidsfristen, men vid en tidpunkt som du själv väljer.